Le logiciel qui fait tout pour une agence de location de voitures

1. Étape 1

   Réserver

   Le client, le véhicule, les dates à la minute, le prix et la caution : le contrat est préparé.

2. Étape 2

   Remettre

   Photos ou vidéo du tour du véhicule, dommages pointés sur le schéma, signature du client.

3. Étape 3

   Encaisser

   Loyers, caution et frais au même endroit ; un retard ressort tout de suite, sa relance est suivie.

4. Étape 4

   Clôturer

   Le retour est comparé au départ, les frais sont chiffrés et le procès-verbal est prêt.

• Contrats et signature

  Le contrat de location est préparé avec le client, le véhicule et les dates. Le client signe depuis son téléphone, le PDF reste dans la fiche.

• États des lieux

  État des lieux de départ et de retour sur téléphone : photos ou vidéo du tour, dommages pointés sur un schéma, signature du client, comparaison au retour.

• Amendes et désignation ANTAI

  Une photo de l'avis de contravention : le conducteur est retrouvé d'après la location et la désignation est préparée. Vous signez, elle est transmise sur antai.gouv.fr.

• Encaissements et relances

  Loyers, caution et frais de retour au même endroit, location par location. Les retards ressortent tout de suite et les relances sont suivies.

• Planning de la flotte

  Le planning montre l'occupation de chaque véhicule, les départs et les retours du jour, les véhicules libres et ceux au garage.

• Dossier client

  Prenez en photo la pièce d'identité et le permis : les informations sont lues et rangées dans la fiche du client, avec ses locations et ses documents.

• Entretiens et échéances

  Entretiens à prévoir, contrôle technique, assurance, documents à renouveler : le tableau de bord vous prévient avant l'échéance.

• Sinistres

  Chaque sinistre est suivi de bout en bout : déclaration, expertise, réparation, clôture, avec la franchise et ce qui reste à votre charge.

• Statistiques

  Chiffre d'affaires, taux d'occupation et marge par véhicule, sur la période de votre choix. L'encaissé du mois dès l'ouverture du tableau de bord.

• Équipe et sécurité

  Gérant, gestionnaire, agent : chacun ne voit que ce que son rôle autorise. Connexions chiffrées, journal de sécurité, export et suppression des données.

• Loueurs de voitures

  Vous louez à la journée, à la semaine ou au mois : suivez vos locations, vos états des lieux et vos paiements au même endroit, au lieu de jongler entre documents et tableurs.

• Loueurs de véhicules VTC

  Vos chauffeurs roulent tous les jours et reçoivent des amendes : on retrouve le conducteur et on prépare la désignation à l'ANTAI : vous relisez, vous signez, dans les délais.

• Gestionnaires de parc automobile

  Vous suivez des véhicules, leurs conducteurs et leurs coûts : gardez une vue claire de votre parc et de ce que chaque véhicule vous rapporte ou vous coûte.

• Loueurs d'utilitaires

  Vos fourgons sortent pour une demi-journée, reviennent chargés de kilomètres et parfois d'une rayure : le contrat, l'état des lieux en photo, la caution et le planning tiennent dans la même fiche, à la minute près.

• Entreprises avec véhicules de service

  Vos salariés roulent avec les voitures de la société : sachez à tout moment qui a quel véhicule, dans quel état il est parti, quand il doit passer à l'entretien, et qui conduisait le jour de l'amende.

• Artisans et entreprises du BTP

  Fourgons, bennes et voitures de chantier changent de mains toute la semaine : gardez la trace de qui roule avec quoi, des dégâts constatés et des entretiens à faire, sans tableau ni classeur.

• Collectivités

  Véhicules de service partagés entre agents, entretiens à planifier, amendes à réaffecter : un seul espace pour le parc, ses conducteurs et ses échéances, avec un accès par rôle.

• Associations

  Minibus, utilitaires et voitures prêtés aux bénévoles et aux salariés : sachez qui a pris quel véhicule, dans quel état il est revenu, et à qui revient l'amende reçue trois semaines plus tard.

• Livraison et transport

  Vos véhicules roulent toute la journée avec des chauffeurs qui tournent : amendes fréquentes, entretiens rapprochés, dégâts à attribuer. Tout est relié au bon véhicule et au bon conducteur.

Et aussi : leasers (loa, lld), autopartage, fleet managers, gestionnaires de parc, flottes vtc, collectivités, artisans et btp, livraison et transport, ambulances et taxis, auto-écoles, garages et véhicules de courtoisie, location de motos et scooters, location d’utilitaires, associations, entreprises avec véhicules de service.

• Tout est-il relié ?

  Véhicule, client, contrat, état des lieux et paiements doivent se retrouver dans la même fiche de location, sans ressaisie.

• L'état des lieux fait-il preuve ?

  Des photos datées, les dommages localisés et la signature du client, au départ et au retour, évitent la plupart des litiges.

• Que se passe-t-il quand une amende arrive ?

  Retrouver le conducteur et le désigner dans le délai est la tâche la plus coûteuse à faire à la main.

• Voit-on l'argent en retard ?

  Un bon outil montre ce qui est dû, reçu et en retard, location par location, et suit les relances.

• Fonctionne-t-il au comptoir, sur téléphone ?

  La remise et le retour se font à côté du véhicule, pas derrière un bureau.

• Le prix est-il lisible ?

  Un prix public, sans frais d'installation ni engagement, et un essai avec vos propres véhicules.

• Peut-on repartir avec ses données ?

  L'export des clients, des locations et des paiements doit être possible à tout moment.

Trois formules mensuelles sans engagement, selon la taille de la flotte : jusqu'à 20 véhicules, jusqu'à 60, ou sans limite. Les 14 premiers jours sont gratuits. Voir les tarifs

Qu'est-ce que Clevoto ?

Clevoto est le logiciel de gestion des agences de location de voitures, des loueurs de véhicules VTC et des gestionnaires de parc. Il réunit dans un seul espace les véhicules, les clients, les contrats signés en ligne, les états des lieux en photo ou en vidéo, les encaissements et leurs relances, le planning de la flotte, la désignation du conducteur à l'ANTAI en cas d'amende, les sinistres et les entretiens. Il s'utilise depuis un ordinateur ou le navigateur d'un téléphone, avec un essai gratuit de 14 jours.

Quel logiciel pour gérer une agence de location de voitures ?

Une agence de location a besoin d'un outil qui relie les véhicules, les clients, les contrats, les états des lieux, les paiements et les amendes. Clevoto couvre l'ensemble dans un seul espace, sur ordinateur et sur téléphone, avec un prix public par taille de flotte et 14 jours d'essai gratuit.

À qui s'adresse Clevoto ?

Aux agences de location de voitures et d'utilitaires, aux loueurs de véhicules VTC, aux gestionnaires de parc et, plus largement, à tous ceux qui gèrent des véhicules confiés à des conducteurs : autopartage, entreprises avec véhicules de service, garages avec véhicules de courtoisie, auto-écoles, associations.

Combien coûte Clevoto ?

Trois formules mensuelles, sans engagement, qui ne diffèrent que par le nombre de véhicules : jusqu'à 20, jusqu'à 60, ou sans limite. Toutes les fonctions sont dans chaque formule. Les 14 premiers jours sont gratuits : la carte est demandée à l'inscription, rien n'est prélevé avant le 15e jour.

Faut-il installer quelque chose ?

Non. Clevoto s'utilise dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. L'application mobile arrive bientôt sur iPhone et Android.

Peut-on remplacer Excel et les contrats papier ?

Oui. Un tableur ne garde pas l'historique de chaque véhicule, de chaque client et de chaque location au même endroit, ne fait pas signer un contrat et ne retrouve pas le conducteur d'une amende. Dans un logiciel de location, tout est relié et les échéances sont signalées.

Comment ça marche pour les amendes ?

Vous ajoutez l'avis de contravention, en photo ou en PDF. Le conducteur est retrouvé grâce à vos locations et la désignation est préparée : vous relisez le récapitulatif et vous signez. Clevoto la transmet alors sur le site officiel antai.gouv.fr, en votre nom. Vous n'avez pas à remplir le formulaire vous-même.

Les documents de mes clients sont-ils protégés ?

Les connexions sont chiffrées, les mots de passe ne sont jamais enregistrés en clair, et chaque membre de votre équipe ne voit que ce que son rôle autorise. Le gérant consulte le journal de sécurité de son espace. Le détail, avec les durées de conservation, est dans la page Confidentialité.

Mes locataires peuvent-ils suivre leur location eux-mêmes ?

Oui. Chaque locataire dispose de son propre espace pour retrouver sa location et ses documents, ce qui réduit les appels et les relances.